E-mails: como utilizá-los a seu favor

Carreira

A grande maioria de nós começa o expediente de modo bastante semelhante: fazendo login no e-mail e depois assistindo a caixa de entrada ficar cada vez mais cheia. Muitas vezes, antes mesmo de colocar o pé no escritório, você provavelmente já respondeu uma dúzia de e-mails urgentes que simplesmente não poderiam esperar… Ou será que poderiam?

A Sociedade de Gestão de Recursos Humanos americana (SHRM) estima que um trabalhador receba uma média de 72 e-mails por dia. O grande volume que a maioria das pessoas recebe diariamente transformou essa ferramenta, uma vez eficiente, no exato oposto. Contudo, você pode tomar algumas ações que permitirão que seu dia renda mais.

E-MAILS NÃO SÃO A ÚNICA SOLUÇÃO
Antes de responder a um e-mail ou escrever um, verifique se essa é a melhor opção para chegar à resposta desejada. Você precisa apenas de um “sim” ou “não” e é uma informação que não precise ser documentada? Opte por fazer uma ligação curta ou mandar uma mensagem rápida via WhatsApp for Business.

Outra alternativa, caso as informações tenham que ser repassadas a várias pessoas de um grupo ou equipe, é realizar uma conferência por telefone ou uma ligação por Skype, na qual os membros da equipe possam conversar brevemente através de comentários rápidos. Desse modo, a informação é repassada de uma só vez para todas as pessoas envolvidas. Você pode até gastar uns minutos a mais ao realizar uma ligação, porém ela pode ser infinitas vezes mais produtiva do que uma troca de pequenas informações em uma série de longos e-mails no decorrer de alguns dias.

VÁ DIRETO AO ASSUNTO
Para reduzir as possibilidades de várias trocas de e-mail, seja claro ao repassar ao leitor o que você quer ou precisa dele. Tem uma necessidade urgente? Inclua uma frase como “favor, confirmar leitura” ou “resposta necessária assim que possível” no título/assunto do e-mail.

No corpo do e-mail, reitere o seu propósito, assim como as próximas etapas ou as ações que deseja que o destinatário tome juntamente com a data limite para solução da situação. Use tópicos e palavras em negrito para melhorar a legibilidade, corrija erros ortográficos e evite usar jargões, siglas ou vocabulário que possam gerar dúvidas.

PROGRAME INTERVALOS DE LEITURA
As notificações de e-mails são projetadas para chamar sua atenção, mas elas geralmente quebram seu foco. Se o seu chefe não exige que você esteja disponível por mensagem instantânea ou e-mail ao longo do horário de trabalho, separe 20 minutos a cada hora para verificar sua caixa de entrada; cuide para fechar sua janela de e-mail durante os outros 40 minutos.

PLANEJE-SE
Faça um planejamento para otimizar seu tempo. Abra primeiro os e-mails marcados como urgentes cujos assuntos requerem sua imediata atenção. Após, selecione aqueles nos quais você está em cópia e, caso não necessitem de sua atenção imediata, os coloque numa pasta adequadamente rotulada lembrando-se de programar sua leitura para outro momento do dia. Exclua e-mails promocionais e spam. Defina um cronômetro para limitar sua atividade em 20 minutos e foque para que ao final do tempo, sua caixa de entrada se encontre vazia.

EVITE DISPOSITIVOS MULTITAREFAS
Resista e evite cercar-se com múltiplos dispositivos como computadores, telefones e tablets em sua estação de trabalho. Um estudo sobre ser multitarefa no local de trabalho revelou que a duração mediana do foco no conteúdo online é de cerca de 40 segundos – e que a soma total dessas brechas de foco, em última análise, resulta em menor produtividade ao final do dia.

NÃO LEVE TRABALHO PRA CASA
Ainda de acordo com a SHRM, mais de 70% dos funcionários verificam a caixa de e-mail após o expediente. A conectividade constante dificulta o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, contribuindo para o aumento do estresse e baixa autoestima do trabalhador.

Para aproveitar melhor o tempo gasto com família, estudos ou lazer, verifique a possibilidade de programar mensagens de resposta automática para informar às pessoas que lhe enviam e-mails após o horário que você entrará em contato no horário comercial. Assim, você diminui educadamente suas expectativas quanto ao horário em que ela receberá respostas. Considere ainda fornecer nessa resposta automática um número de emergência para que a pessoa possa entrar em contato com você caso o assunto seja, de fato, urgente e dependa exclusivamente de sua expertise ou aprovação.

Aplicar essas medidas em sua rotina o ajudará a render mais e melhor, além de lhe poupar tempo para investir em outra tarefa.