Documentos pessoais e financeiros: como guardar a papelada em 3 etapas

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Hoje em dia, mesmo  com a praticidade de resolver vários assuntos pela internet, ainda são gerados  uma série de documentos que se acumulam rapidamente: extratos bancários, declarações de imposto de renda, contracheques, entre outros. E o pior é que muitos desses documentos precisam ser guardados.

Pensando nisso, nossa colaboradora Edilaine Fácio criou um guia rápido que vai te ajudar a analisar toda a papelada filtrando apenas aquilo que for realmente importante.

QUE PAPELADAS VOCÊ DEVE GUARDAR?
Como uma corretora com experiência em gestão e proteção do patrimônio de nossos clientes, estamos acostumados a lidar com documentos financeiros. Não importa se seus registros são impressos ou digitais, protegê-los é vital. Para facilitar a triagem, separe seus documentos por categoria.

Documentos essenciais
Cópias autenticadas de seu testamento, documentos relacionados a investimentos (tesouro direto, SELIC, entre outros), procurações financeiras, informações para os responsáveis legais de seus filhos (no caso de sua morte) e o contato de seu advogado ou contador.

Documentação pessoal
Cópias autenticadas de sua certidão de nascimento, certidão de nascimento de seus filhos, identidade, CPF, carteira de motorista, passaportes, certidão de casamento, certidão de divórcio, certidão de óbito, diplomas universitários, carteira de trabalho, PIS/ PASEP, título de eleitor, comprovantes de votação eleitoral, guia de pagamento de INSS (para autônomos).

Informações bancárias
Detalhes sobre as contas bancárias que você possui como nome do banco, agência, número da conta, cheques, investimentos, conta de recebimento da aposentadoria ou pensão.

Documentação de seguro
Nome, endereço e telefone de sua corretora ou seguradora, bem como número e detalhes da apólice e informações sobre como registrar uma solicitação junto a essas organizações (seguro de vida, seguro residencial, seguro auto, entre outros).

Plano de saúde
Separe dados do plano de saúde, valores, o que ele cobre, prazos, cidades onde há assistência, como acionar o serviço de ambulância ou solicitar atendimento. Faça também uma carta contendo as Diretivas Antecipadas de Vontade: documento apropriado para que pacientes em estado terminal possam manifestar sua vontade prévia sobre tratamentos médicos aos quais precise se submeter como desligamento de equipamento respiratório ou o que fazer em caso de coma.

Documentação de propriedade
Cópia autenticada da escritura de sua residência, recibos de reformas, documentação de carros, motos, e barcos.

Declarações de imposto de renda
Guardar as declarações de imposto de renda por no mínimo cinco anos, é o que recomenda a Receita Federal.

COMO GUARDAR DOCUMENTOS IMPRESSOS DE MODO SEGURO
Se você quiser manter sua documentação impressa, o primeiro passo é separar todos os documentos importantes e guardando-os em um só lugar que seja de fácil acesso.

Cofre à prova de fogo
Para proteger documentos em casa, considere adquirir um cofre à prova de fogo. Coloque todos os documentos em sacos plásticos vedados para protegê-los contra umidade e água. Repasse a senha do cofre a pessoas de confiança.

Um profissional ou amigo confiável
Repasse uma cópia para um advogado, contador, amigo ou familiar. Desse modo, você terá backups em local seguro.

COMO GUARDAR DOCUMENTOS DIGITAIS DE MODO SEGURO
Cada vez mais registros importantes são armazenados digitalmente. Contudo, para manter esses documentos seguros, é necessário lançar mão de um conjunto de ferramentas a fim de evitar que sejam hackeadas.

Proteção por senha
Proteja seus documentos e imagens com senhas fortes que contenham números, letras e símbolos. Utilize senhas diferentes para cada uma de suas contas de e-mail, redes sociais e acesso a computadores. Pode parecer trabalhoso, mas senhas diferentes dificultam o acesso à informação sigilosa por terceiros.

Criptografia
À medida que você armazena arquivos confidenciais, considere criptografá-los, desse modo apenas quem possuir a chave poderá acessar os arquivos. Com uma rápida pesquisa na web, você pode saber um pouco mais sobre os softwares de criptografia disponíveis no mercado e encontrar aquele que melhor se encaixa em seu orçamento.

HD externo
Com um HD externo, é possível fazer o backup de todos os arquivos e programas que se encontram em seu computador. Um pen drive também pode ajudá-lo a alcançar esse fim.

Armazenamento em nuvem
Caso prefira armazenar os dados em nuvem, considere opções como o Microsoft OneDrive, o Google Drive ou o Dropbox. A grande vantagem de fazer uso dessas ferramentas é que seus arquivos poderão ser acessados de qualquer lugar.

CÍRCULO DE CONFIANÇA
Depois de ter todo esse trabalho, certifique-se de que, se algo acontecer com você, outras pessoas de sua confiança possam encontrar e acessar os arquivos necessários.

Se sua documentação ainda não está em ordem, agora é o momento perfeito para iniciar o processo. Vamos lá?

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